PhestInscribe im Einsatz: Sportturnier
Ein Sportverein organisiert ein dreitägiges Amateur-Hockeyturnier, zu dem eine Reihe befreundeter Vereine eingeladen sind. Die Arbeiten auf dem Sportgelände umfassen unter anderem Aufbau, Ausschank (Bierwagen, Grillstand), Wettkampfleitung, Nachtwache sowie Abbau. Die Helfer für diese Arbeiten rekrutieren sich aus den eigenen Vereinsmitgliedern (insbesondere den Hockeymannschaften der Herren, Damen und Jugend) sowie aushilfsweise auch aus den Gastmannschaften. Die Organisatoren der Veranstaltung möchten, dass der Helferplan eine Reihe von Bedingungen erfüllt: Beispielsweise sollen die Verkaufsstände jederzeit mit mindestens einem "vertrauenswürdigen" Vereinsmitglied besetzt sein und die Jugendlichen dürfen nicht zwischen 22 Uhr und 9 Uhr für Schichten eingeplant werden. Außerdem darf kein Mannschaftmitglied während seiner Spielzeit (plus Vor- und Nachbereitungszeit) für eine Helferschicht eingeteilt sein und individuelle Einsatzwünsche der Helfer sollen berücksichtigt werden.
Eine manuelle Helfereinteilung dieser Veranstaltung würde die Organisatoren viel Zeit kosten. Ebenso wäre das Einplanen der Gäste als Helfer nur sehr schwer möglich. Mit PhestInscribe wird diese Aufgabe dramatisch vereinfacht. Die Organisatoren tragen alle Helferschichten in das System ein, legen Benutzergruppen (Herren, Damen, Jugend, Gästemannschaften) an und tragen die Bedingungen für die Helferbelegung ein. Danach muss nur noch der Link zur Veranstaltung unter allen potentiellen Helfern publiziert werden. Diese tragen sich ein und geben an wo, wann und wie viel sie helfen möchten.
Bereits während der Eintragungsphase können die Organisatoren den aktuellen optimierten Belegungsplan einsehen. Nachdem die Organisatoren die Eintragung beenden und der entgültige Plan feststeht, benachrichtigt PhestInscribe alle Helfer via E-Mail oder SMS über ihre Schichten. Zusätzlich können kurz vor Beginn der Schichten Erinnerungen verschickt werden. Kann ein Helfer seine Schicht nicht wahrnehmen und meldet sich bei den Organisatoren ab, so sehen diese auf einen Blick, welche Helfer für die freigewordene Schicht in Frage kommen (nach Verfügbarkeit und Wünschen der Helfer) und können diese kontaktieren.
